Cum să aranjezi o reuniune a absolvenților?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-02-18 09:11

Seara Reuniunii Absolvenților, indiferent unde are loc și pe cine adună, necesită o pregătire serioasă și costuri tangibile. De regulă, este destul de dificil pentru o persoană să stăpânească organizarea unei astfel de sărbători și să se pregătească pentru ea.

Acum apelează adesea la serviciile agențiilor, dar rezultatul muncii profesioniștilor nu corespunde întotdeauna așteptărilor și poate diferi de versiunea vacanței pe care și-au dorit să o organizeze. Prin urmare, este mai bine să abordați problema singur, de preferință cu o companie de doi, trei sau patru persoane.

De unde să încep?

Trebuie să începeți să pregătiți seara întâlnirii absolvenților prin determinarea numărului de participanți. Adică, ar trebui să decideți pe cine să colectați - întreaga problemă, o clasă sau un grup. Dacă să invite personalul didactic și pe care dintre profesori să sune. Toate celel alte aspecte depind de numărul de potențiali participanți și invitați la eveniment.

În continuare, trebuie să le găsiți pe toateoameni de adunat. Indiferent dacă intenționați să organizați o seară pentru absolvenți la o școală sau o petrecere a studenților într-un restaurant, căutarea participanților este cea mai importantă, lungă și dificilă etapă de pregătire.

După ce sunt găsite toate coordonatele posibile, oamenii ar trebui contactați sau telefonați, și nu doar să le trimită invitații. Acest lucru trebuie făcut, pentru că cineva nu va merge și cineva va dori să vină nu singur. Trebuie să suni sau să le scrii profesorilor. Nu ar trebui să excludeți participanții în avans, concentrându-vă pe propriile idei. Adică, dacă, de exemplu, întâlnirea absolvenților va avea loc la Moscova și unul dintre potențialii participanți locuiește în Vladivostok, nu ar trebui să decideți singur că persoana respectivă nu va veni.

Este necesar să se clarifice ora și data preferată cu fiecare dintre cei care participă la seară, inclusiv profesorii. De asemenea, ar trebui să întrebați cu atenție despre oportunitățile financiare, adică să întrebați cât de mult este gata să aloce o persoană pentru organizarea unui eveniment.

După aceste etape inițiale, organizatorii vor avea o listă completă a invitaților și participanților la eveniment, care conține informații despre timpul liber și capacitățile lor financiare.

Ce urmează?

La următoarea etapă ar trebui stabilit locul, ora și scenariul aproximativ al serii întâlnirii absolvenților. Acest lucru nu este dificil de realizat, pe baza bugetului aproximativ și a numărului de participanți. În această etapă, bugetul va trebui să fie „examinat” de două ori, precum și numărul de participanți.

Primul lucru la care să începi să te gândeștiscenariu - alegerea locației. Dacă la eveniment sunt așteptate mai mult de o sută de persoane, dar bugetul este mic, ar trebui să închiriați o cafenea sau un mic club cu o comandă minimă pe bază de „pentru vizitatori”. Adică să se înțeleagă cu patronii instituției că oamenii vor comanda singuri băuturi și mâncare. Această metodă de închiriere va reduce semnificativ costul plății pentru instituție.

O altă opțiune este să petreceți o întâlnire a absolvenților la o școală sau institut. Dar nu întotdeauna acest mod de a organiza un eveniment este mai economic decât închirierea unei instituții. Pentru o sărbătoare plină, va trebui să setați mese pentru bufet, adică să cumpărați alcool, mâncare sau gustări gata preparate. Când cumpărați alimente, veți avea nevoie de o persoană care să gătească. Veți avea nevoie de fețe de masă, vase și multe altele. De asemenea, va trebui să curățați totul după sfârșitul vacanței. Pe lângă cheltuieli și bătăi de cap, desfășurarea unui eveniment într-o clădire a școlii are o serie de dezavantaje semnificative, cum ar fi restricții de oră și dată, necesitatea de a muta și muta mobila, deoarece atmosfera nu este destinată sărbătoririi.

Cel mai bun mod de a petrece o seară de întâlnire cu absolvenții este de a combina o vizită la o școală sau la un institut cu o petrecere într-un restaurant. O parte solemnă poate avea loc într-o sală de adunări a școlii sau într-un public studențesc și poate transfera distracția în sine într-un restaurant sau cafenea. Cu această alegere, trebuie mai întâi să aflați datele și orele la care instituția de învățământ va putea găzdui evenimentul, combinați acest lucru cuintervalul de timp preferat de majoritatea participanților și, de fapt, alegeți o dată.

Nu coordonați imediat data și ora alese cu administrația, ci acordați doar în prealabil. Acest lucru este necesar pentru a găsi o cafenea potrivită pentru o perioadă selectată în apropierea instituției de învățământ, la câțiva pași. Este foarte incomod dacă institutul sau școala se află la mare distanță de restaurant. În această situație, unii nu vor merge la partea solemnă, în timp ce alții nu vor merge la distracție.

Cu toate acestea, într-o cantină din apropiere, data sau orele selectate pot fi încărcate, dar o altă dată este gratuită, ceea ce este de asemenea convenabil. Prin urmare, este necesar să se negocieze cu instituția de învățământ în prealabil și numai după alegerea finală a restaurantului.

Acum puteți începe să dezvoltați scenariul, folosind din nou lista de oaspeți și datele despre capacitățile lor financiare. Acest lucru este necesar pentru a stabili numărul de concursuri cu premii, meniul serii, care va fi comandat în prealabil, și alte momente similare. Scenariul serii întâlnirii absolvenților, la care vor participa doar zece persoane, chiar dacă în varianta „+1”, va fi foarte diferit de programul evenimentului pentru douăzeci de colegi și se va dovedi a fi complet diferit din adunarea a o sută de oameni.

Totuși, toate au aceeași structură:

• parte ceremonială;
• tranziție la un restaurant sau doar o pauză înainte de începerea bufetului;
• ora obișnuită;
• final oficial;
• „după mers”.

La etapa de alegere a unui scenariu în conformitate cu bugetul șinumărul de oaspeți nu ar trebui să intre în detaliile umplerii fiecărui articol, ci să distribuie fondurile. Cel mai ușor este să faceți acest lucru, pornind de la ceea ce ale căror costuri pot fi calculate cu acuratețe maximă, de exemplu, din partea ceremonială. „Reședința” nu ar trebui să fie deloc inclusă în buget, dar dacă există bani gratuiti, atunci este foarte posibil să prezentați tuturor un cocktail tematic la despărțire. Cea mai obscura din punct de vedere al bugetului este întotdeauna partea principală a serii, cea care merge conform scenariului și implică diverse concursuri, loterie și premii. Prin urmare, ar trebui lăsat până la urmă, iar atunci când alegeți cu ce să îl umpleți, procedați din câți bani au mai rămas.

Ca urmare, veți obține o estimare financiară destul de detaliată. Trebuie să fie scris clar, astfel încât, atunci când participanții pun întrebări despre ce bani se colectează de la ei, nu încercați să spuneți conținutul serii, ci pur și simplu să trimiteți o listă de numere uscate într-un mesager sau prin poștă. Acest lucru vă va salva nervii și îi va descuraja pe colegii de clasă suspecti de la negocieri cu colecționarul.

După ce fondurile sunt colectate, ar trebui să începeți să implementați planul. Cu un număr mare de invitați la eveniment, de obicei sunt necesare multe elemente și atribute diferite ale sărbătorii. Nu trebuie să faceți totul conform principiului „cum merge”, timpul și achizițiile sau comenzile trebuie planificate, este mult mai convenabil și cu un program clar nimic nu va fi uitat.

Cum să țineți partea oficială?

Conținutul părții solemne depinde de câți profesori vor fi și cine anume planificăfi prezent. De exemplu, rectorul institutului sau șeful de catedră, directorul școlii în seara ședinței absolvenților fac mereu un discurs care deschide evenimentul. Aceasta este o tradiție de urmat. Dacă nu există „grade în alte” și sunt prezenți doar un profesor de clasă sau mai mulți profesori de materii, atunci dreptul de a deschide seara și de a conduce întreaga parte solemnă trece organizatorului său. Nu contează care dintre profesori va veni la eveniment, tuturor celor care au asistat la seara reuniunii absolvenților profesorilor li se dăruiesc flori și scrisori comemorative de mulțumire.

Partea ceremonială nu ar trebui să fie lungă, dar nici prea scurtă. Timpul optim este de 30-40 de minute. Conținutul poate fi:

• discurs de deschidere sau discursul directorului;
• livrarea de diplome sau certificate comemorative, dar numai cu un număr mic de participanți, dacă sunt mai mult de douăzeci de persoane, atunci certificatele se eliberează după finalizarea părții oficiale la ieșirea din sală;
• cuvintele profesorilor, iar după ce profesorii termină, ar trebui să oferiți flori și o „hârtie de mulțumire” frumos concepută, același lucru este valabil și pentru directorul sau reprezentantul administrației;
• finalizare și invitație de a merge la restaurant (trebuie să reamintiți adresa și să spuneți că este în invitație).

Dacă unul dintre absolvenți vrea să spună ceva, atunci acest lucru se face după discursurile profesorilor și înainte de discursul final al organizatorului vacanței.

Dacă există o oportunitate de a repeta partea solemnă, atunci aceasta ar trebui făcută fără greșeală. Întotdeauna pot exista unele nuanțe care să distingă realitatea de scenariul scris pe hârtie. Durata discursurilor, un microfon care nu funcționează sau lipsa unui suport pentru acesta și alte fleacuri care nu pot fi luate în considerare la planificare. Acestea vor deveni evidente în repetiție și pot fi corectate sau eliminate.

Puteți finaliza partea solemnă, fără a se limita la discurs. O opțiune bună ar fi să cânte o melodie. În seara întâlnirii absolvenților, în lipsa unui imn la instituția de învățământ, puteți pregăti orice temă potrivită și cântec nu prea lung. Textul și o explicație a acestuia ar trebui trimise fiecăruia dintre participanți împreună cu invitația. Cu toate acestea, dacă doriți, îl puteți duplica prin emiterea unui tipărit cu cuvinte la intrarea în sală. Dacă se plănuiește folosirea insignelor, atunci acestea sunt oferite tuturor înainte de partea oficială de la intrare.

Ce va fi necesar pentru partea oficială?

Există atribute obligatorii ale etapei oficiale a evenimentului, care nu depind de numărul de participanți sau de mărimea bugetului. Acestea includ:

• flori pentru toți profesorii;
• diplome comemorative sau „certificate de absolvire”;
• scrisori de mulțumire către profesori.

Acesta este fondul de ten fără de care nu te poți descurca. Puteți comanda diplome și diplome în oricare dintre agențiile de publicitate sau direct în tipografii. Cu toate acestea, o comandă directă de la imprimante, deși mai ieftină, va necesita pregătirea independentă a aspectului. Acesta nu este doar un desen realizat în orice program, există o serie de cerințe pentru astfel de machete. Fără a înțelege cumeste un aspect pentru imprimare care se face, nu ar trebui să faceți acest lucru, deoarece rezultatul va necesita modificare și nu din vina preselor de tipar. Adică va trebui să plătiți de două ori.

Pe lângă atributele obligatorii, elemente ale evenimentului ca:

• insigne cu nume, clasă sau alte informații;
• decorarea sălii de întruniri, foaierul și a altor locuri prin care vor trece absolvenții în instituția de învățământ;
• printați versurile dacă este necesar.

În cazul în care afară este frig și alunecos, iar restaurantul este situat departe de locul unde a început seara întâlnirii absolvenților (februarie sau martie, de exemplu, nu sunt propice plimbărilor lungi), poate inchiria un transport. Este imperativ să avertizați despre închirierea autobuzelor în invitații, deoarece oamenii pot refuza să folosească propria mașină după ce au aflat despre disponibilitatea transportului „de la ușă la ușă”.

Tranziție la restaurant: este posibil să-l umpleți cu ceva

Dacă se umple sau nu timpul de tranziție de la instituția de învățământ la locul de sărbătoare cu conținut este o întrebare individuală. Depinde de multe nuanțe, cum ar fi:

• durata și volumul de lucru al părții oficiale;
• vremea și sezonul;
• disponibilitate de transport sau de mers pe jos;
• timp necesar pentru a ajunge la restaurant;
• număr de participanți.

Este posibil pe vreme bună și vara să folosești pe drum clovni, păpuși în mărime naturală, mimi cu baloane și altele asemeneaacompaniament. Acest lucru îi pregătește pe oaspeți pentru o seară festivă. Cu toate acestea, dacă calea este prea scurtă, de exemplu, trebuie doar să mergeți pe partea opusă a străzii, atunci nu trebuie să o umpleți cu nimic.

Pentru o călătorie cu autobuzul care durează cel puțin 20 de minute, poți folosi un clovn sau orice alt artist care spune glume „la subiect” sau, și mai bine, joacă în genul stand-up. Același gen este optim pentru partea principală a evenimentului.

Totuși, dacă sunt mai puțin de zece persoane, atunci un astfel de divertisment de-a lungul drumului este complet inutil.

Cum să petreci cea mai mare parte a serii?

Structura modului în care se desfășoară petrecerea de absolvire în instituție, un an mai târziu se adună sau la zece ani după absolvire, este aceeași. Dar numărul de participanți la eveniment afectează structura sărbătorii. Dacă sunt mai mult de 10-15 persoane, va fi necesar un lider. Dacă există 5-7 participanți, atunci nu sunt necesare serviciile unui toastmaster.

Toate competițiile, loteriile sau alte divertisment trebuie să corespundă în mod obligatoriu cu tema serii, precum și cu discursurile de băut. Realizarea acestui lucru este simplă, trebuie doar să utilizați câteva elemente tematice în scenariu.

Structura evenimentului ar putea fi:

• organizatorul trebuie să țină un scurt discurs la cină, cu alte cuvinte, să redeschidă vacanța;
• următoarele toasturi ar trebui să fie adresate anumitor persoane și să raporteze despre ceea ce au realizat în trecut, desigurei bine, absolvenții înșiși pot vorbi, improvizat;
• între ridicarea paharelor se organizează concursuri, se organizează spectacole ale artiștilor sau participanților la seară;
• înainte de închidere, ar trebui să se desfășoare o loterie cu premii jucăușe, de exemplu, cu un certificat pentru dreptul de a găzdui și organiza următoarea întâlnire.

Organizatorul spune ultimul toast. În ea, trebuie să mulțumiți celor care au venit, să vă exprimați încrederea într-o întâlnire devreme și să explicați că restaurantul este la dispoziția completă a tuturor celor care doresc să se distreze în continuare, indicând ora, desigur. Adică, partea oficială trebuie finalizată cu cel puțin 2 ore înainte de expirarea perioadei de închiriere.

Ce să spun în prăjiturile „adrese”?

Felicitări pentru seara reuniunii nu sunt foarte diferite de toasturile din alte sărbători. Adică este un scurt discurs care conține cuvinte plăcute despre cineva, care vorbește despre realizările acestei persoane și îl cheamă să bea.

Poți vorbi despre orice, dar, desigur, ar trebui să fii pregătit. Toată lumea are realizări. De exemplu, dacă un student și activist excelent a devenit casnică, atunci ar trebui să vă amintiți valorile familiei și să subliniați că o casă este cel mai important lucru pe care îl are o persoană. Dacă un coleg de clasă lucrează ca mecanic la o fabrică, trebuie să vorbiți despre valoarea profesiilor simple, fără de care toate facilitățile vieții moderne sunt de neconceput. Adică, prăjiturile țintite ar trebui să crească stima de sine a unei persoane și să-i facă plăcere.

După astfel de discursuri, ar trebui acordată o diplomă „Pentru rezultate”. Dar acest lucru ar trebui să se facă numai dacă toasturileva fi gata pentru fiecare dintre invitați. Dacă la petrecere sunt o sută de oameni, nu este nevoie să pregătiți diplome. Dar toasturile în sine ar trebui pronunțate. Ele trebuie gândite pentru aproximativ jumătate dintre participanți. După fiecare pereche de astfel de discursuri, invitații ar trebui să fie provocați la aceleași discursuri cu privire la colegii lor.

Astfel, eterna întrebare pentru ce să bei este complet eliminată, iar fiecare dintre invitați se simte necesar și nu de prisos la vacanță.

Ce să includeți în program?

Cea mai optimă variantă a programului unor astfel de evenimente sunt reprezentațiile participanților înșiși. Dar cei mai mulți oameni tind să refuze o ofertă de a juca, așa că organizatorii ar trebui să acopere acest lucru cu concursuri sau loterie.

Adică, ca premii pentru câștigarea unui concurs, câștigătorul trebuie, de exemplu, să citească poezie. Pentru seara întâlnirii absolvenților, care se desfășoară după un program organizat după acest principiu, trebuie pregătite texte tipărite în prealabil. Nu toți oamenii memorează vreo poezie.

Vă puteți descurca deloc fără concursuri și puteți juca spectacole sub formă de loterie sau pierderi. Puteți aranja o licitație. Adică, participantul are posibilitatea de a vinde cuiva dreptul său de a vorbi, iar banii pentru acest lot vor fi începutul bugetului pentru următoarea seară a reuniunii, a cărui dată, desigur, ar trebui anunțată, pt. exemplu, anul viitor.

Cum se pregătește un discurs?

Această întrebare îi derutează adesea chiar și pe cei mai pedanți și talentați organizatori. De fapt, totul este simplu. Cuvinte pentru seara reuniuniinu trebuie să fie pretențios, sincer și amabil. Este suficient.

Discursul nu trebuie amânat. Deschiderea părții solemne este destul de în 5-7 minute, desigur, dacă directorul sau unul dintre profesorii „importanti” nu ține discursul. Nu ar trebui să fie limitate în timp - este nepoliticos. Partea oficială finală a discursului durează 4-5 minute, poate fi începută cu cuvintele: „Începe seara de întoarcere”, „Acum mergem la restaurant și ne vom distra” și alte informații, de exemplu, despre autobuze sau adresa instituției.

Primul toast este complet simbolic și ar trebui să sune simplu: „Băieți! Aici ne-am văzut! Să sărbătorim!” Toasturile de adrese sunt formate din mai multe propoziții și durează 2-4 minute.

Dificultățile cu discursurile la masă pot fi evitate prin angajarea unei gazde sau folosind pe cât posibil restul participanților.

Ce nu trebuie uitat?

Când planificați o seară, trebuie să vă amintiți trei nuanțe, cum ar fi:

• organizați filmări foto sau video;
• căutare gazdă;
• trimite invitații.

Asigurați-vă că angajați un fotograf și/sau un videograf. Aceasta este o parte foarte importantă a întâlnirii. Mai mult, ar trebui să comandați servicii pentru toată seara - de la partea oficială solemnă până la „mersul de după”. Rezultatele muncii sale trebuie apoi trimise electronic tuturor invitaților la eveniment.

Angajați o gazdă pentru petreceri cu mai mult de 10 persoane. La urma urmei, organizatorul însuși este și el absolvent și ar trebui să se distreze, și să nu urmeze programul șistarea de spirit a oaspeților.

Invitația trebuie să fie emisă, cuprinzând toate informațiile necesare în ele: ora și locul întâlnirii, numele și adresa restaurantului, disponibilitatea autobuzului, dacă se intenționează să-l închirieze, versurile melodiei, desigur, dacă acest element este inclus în scenariu și așa mai departe.

Nu trebuie să tipăriți invitații, este mult mai ușor să le emiteți în formă electronică și să le trimiteți prin messenger sau e-mail.